Nutzung von Mitarbeiterbildern in der Unternehmenskommunikation

Von Jörg Bange

Fotos und Testimonials von Mitarbeitern wirken authentisch und werden deshalb vermehrt in der Werbung und im Marketing für das eigene Unternehmen eingesetzt. Aufwändig produzierte Kampagnen können jedoch wertlos werden, wenn Mitarbeiter nicht mehr Werbeträger sein wollen; gerade, wenn er oder sie aus dem Unternehmen ausscheidet. Seit Geltung der DSGVO hat sich diese Problematik nochmals verschärft. Die Lösung ist ein abgestuftes Konzept aus Modelverträgen und Einwilligungen.   

Die Rechtslage nach Inkrafttreten der DSGVO

Warum muss man eigentlich bei Fotos oder Filmen die DSGVO beachten? Die Abbildung einer Person oder die Aufnahme einer Stimme sind personenbezogene Daten und unterliegen damit dem Datenschutz.

Diskutiert wird darüber, ob die §§ 22, 23 Kunst- und Urhebergesetz („KUG“) neben oder als Ausnahmenormen zur DSGVO noch Anwendung finden.

Die §§ 22, 23 KUG regeln in Deutschland seit über 100 Jahren die Einwilligung zur Personenabbildung sowie die Ausnahmen hierzu. Ausnahmen sind z.B. Bilder, auf denen Personen nur als Beiwerk zu sehen sind oder Fotos von Versammlungen oder größeren Menschenmengen. Auch wenn eine Einwilligung notwendig war, konnte diese konkludent erfolgen, z.B. wenn die Person in die Kamera blickte und ein Foto von sich machen ließ. Und eine solche Einwilligung konnte nur aus besonderen Gründen widerrufen werden.  

Ob die Bestimmungen des KUG als Ausnahmen zur DSGVO anzusehen sind, ist bislang nicht abschließend geklärt.  

Es zeichnet sich jedoch ab, dass in der Unternehmenskommunikation allein die Vorgaben der DSGVO Anwendung finden. Zudem wurde national in § 26 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Dies bedeutet, dass man in der Regel immer eine ausdrückliche Einwilligung einholen muss, schriftlich oder zumindest in Textform per E-Mail.

Frei widerrufbare Einwilligung als Risiko

Kein Problem, denken sich viele. Dann hole ich eine Einwilligung ein und alles ist gut. Der große Nachteil der Einwilligung ist jedoch, dass sie jederzeit widerrufen werden kann, ohne dass es eines bestimmten Grundes bedarf. Die Abbildung des Mitarbeiters darf dann sofort nicht mehr genutzt werden. Aufwändige Videoproduktionen oder Plakatkampagnen werden wertlos.  

Die Einwilligung ist also kein Allheilmittel, sondern kann sogar ein Eigentor werden.

Alternativen zur Einwilligung

Die DSGVO bietet jedoch Alternativen zur Einwilligung:  Modelvertrag und das „berechtigte Interesse“.

Man kann mit dem Abgebildeten vereinbaren, dass gegen Zahlung einer Vergütung die Nutzung des Bildnisses zu Werbezwecken erlaubt ist („Modelvertrag“). Hierbei muss es sich nicht um ein professionelles Model handeln. Man kann mit jeder Person einen solchen Vertrag schließen, solange hierfür eine Vergütung gezahlt wird. Also auch mit einem Mitarbeiter. Dieser Vertrag kann nicht einfach gekündigt werden, bietet also mehr Sicherheit.

Daten können verarbeitet und genutzt werden, wenn der Verantwortliche ein „berechtigte Interesse“ (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) an der Nutzung der Daten hat. Herbei erfolgt eine Abwägung zwischen den Interessen des Nutzers und der Betroffenen (bei Fotos und Filmen der abgebildeten Person). Diese Erlaubnisnorm ist nicht ohne Risiko, da eine klare Rechtsprechung bislang nicht vorliegt. Allerdings kann aus unserer Sicht im Rahmen von Veranstaltungsfotos oder für bestimmte Firmenfotos mit dem „berechtigten Interesse“ argumentiert werden.  

Welche Grundlage wähle ich wann?

Bei der Wahl, auf welcher Grundlage (Modelvertrag, Einwilligung, berechtigtes Interesse) Mitarbeiterabbildungen genutzt werden sollen, sollte eine Risikoabschätzung erfolgen: Welche Folgen hätte die Löschung einer Mitarbeiterabbildung?  

Während die Entfernung eines Fotos auf der Website noch relativ einfach erfolgen kann, wird es bei gedruckten Marketingmaterialien oder bei teuer produzierten Filmaufnahmen schwieriger. Hier müssten ggf. die Materialen vom Markt genommen oder sogar vernichtet werden.

Grundsätzlich sollte gelten:

• Je umfangreicher ein Foto oder ein Film mit einer abgebildeten Person in der Unternehmenskommunikation verwendet werden soll bzw. je höher die Produktionskosten sind, desto eher sollte ein Modelvertrag geschlossen werden.
• Kann die Löschung leichter und ohne große Kosten erfolgen, kann man mit einer Einwilligungserklärung arbeiten.
• Bei der Bebilderung von Berichten über Firmenevents z.B. in Social Media kann man aus unserer Sicht auf das „berechtigte Interesse“ abstellen.

Es darf jedoch nicht vergessen werden, über die Art, Zweck und Umfang der Datennutzung zu informieren. Nicht nur bei der Einwilligung, sondern auch bei einem Modelvertrag.

Keine Pflicht zur Mitarbeiterwerbung

Wichtig ist, dass kein Mitarbeiter verpflichtet werden kann, Werbeträger seines Unternehmens zu sein. Jede Mitwirkung muss freiwillig sein und sollte nicht generell im Arbeitsvertrag geregelt sein.

Warum sollte man sich darum kümmern?

Gegen eine unzulässige Nutzung von Bildnissen, sei es ohne Erlaubnis/Einwilligung/Vertrag oder nach einem Widerruf einer Einwilligung, kann der Mitarbeiter rechtlich vorgehen. Neben einem Unterlassungsanspruch kann der Betroffene Schadensersatz verlangen. Es häufen sich Gerichtsverfahren, in denen Arbeitnehmer auf Schadenersatz wegen unberechtigter Fotonutzung klagen und Entschädigungen im unteren viertstelligen Euro-Bereich zugesprochen wurden.

Fazit

Wenn Sie Mitarbeiter als Botschafter oder Werbeträger Ihres Unternehmens nutzen wollen, seien Sie vorbereitet. Vorlagen für Modelverträge, Einwilligungen und Belehrungen sollten vorhanden sein. Denn auch wenn ein Modelvertrag unnötig erscheint: Eine Vergütung für die Mitwirkung kann deutlich billiger sein als eine Kampagne abbrechen zu müssen.